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Mail Administration){kind=small}
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Webmails){kind=small}
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Xchange  |
Répondeur Automatique |
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Le répondeur automatique vous permet de répondre à des emails sur votre adresse électronique.
Initialement prévu pour notifier l'expéditeur de votre absence pour congés par exemple, il est également utilisé pour prévenir un expéditeur d'un changement d'adresse email, du départ de votre collaborateur, ...
De très nombreux usages sont possibles avec la fonction d'Auto-Répondeur.
Comment accéder à la gestion du Répondeur Automatique ?
Le répondeur automatique est configurable depuis tout logiciel de mail gérant le protocole SIEVE.
RoundCube étant notre WebMail de référence, nous vous recommandons de gérer votre répondeur via ce WebMail.
Afin de vous authentifier sur RoundCube, cliquez sur son logo situé sur la page http://webmail.hiwit.net
Une fois connecté, cliquez sur Préférences situé en haut à droite de la fenêtre.
Plusieurs onglets sont accessibles sur la page des Préférences, cliquez sur l'onglet Filtres.
Vous êtes à présent sur la page de gestion du Répondeur Automatique.
Comment mettre en service un message d'absence ?
Une fois que vous êtes sur la page de gestion du Répondeur Automatique, cliquez sur l'icône d'ajout d'une règle située en bas à gauche de la page.
Vous êtes maintenant sur la page permettant de mettre en service votre message de Répondeur Automatique .
Donnez une définition à votre règles dans le champ Nom du filtre , par exemple, Répondeur.
La section Règles du filtre vous permet de définir des conditions qui doivent être remplies avant que notre infrastructure mail n'envois votre message de Répondeur Automatique, par exemple, Tous les messages.
Maintenant, dans la zone Actions du filtre, vous devez sélectionner Message d'absence pour charger l'application de répondeur automatique.
Le champ Période vous permet de définir un délai durant lequel un même expéditeur ne sera plus notifié de votre absence.
Ainsi, si vous définissez 7 jours par exemple, un expéditeur vous envoie un mail le lundi, il sera avisé de votre absence, mais si ce même expéditeur renvoi un message le vendredi par exemple, notre infrastructure ne lui retournera pas une nouvelle fois le message d'absence. Ce n'est Qu'à partir du mardi de la semaine suivante, s'il envoie un email, Qu'il réceptionnera à nouveau le message du répondeur automatique.
Définissez via le champ Objet le sujet de votre message d'absence, par exemple, Je suis actuellement en congé.
Pour finir, dans la zone Message, renseignez le texte qui sera envoyé à vos expéditeurs Lorsque le Répondeur Automatique sera activé.
Confirmez la création et la mise en place immédiate du répondeur automatique en cliquant sur le bouton Sauvegarder.
Comment désactiver le message d'absence ?
Une fois que vous êtes sur la page de gestion du Répondeur Automatique, cliquez sur le nom que vous avez affecté au message d'absence.
La liste de toutes vos règles apparait dans la colonne Filtres située à gauche.
Dans la fenêtre Modifier l'élément, cochez la case Désactiver le filtre.
Confirmez la désactivation du Répondeur Automatique en cliquant sur le bouton Sauvegarder.
Comment supprimer le message d'absence ?
Une fois que vous êtes sur la page de gestion du Répondeur Automatique, cliquez sur le nom que vous avez affecté au message d'absence.
La liste de toutes vos règles apparait dans la colonne Filtres située à gauche.
En bas de page, cliquez sur bouton Supprimer, afin de détruire votre règle de Répondeur Automatique.
Comment modifier le message d'absence ?
Une fois que vous êtes sur la page de gestion du Répondeur Automatique, cliquez sur le nom que vous avez affecté au message d'absence.
La liste de toutes vos règles apparait dans la colonne Filtres située à gauche.
Dans la fenêtre Modifier l'élément, vous allez pouvoir changer l'ensemble des paramètres de votre règle de Répondeur Automatique.
Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton Sauvegarder afin Qu'elles soient prises en compte.
Puis-je définir des conditions avant que le message automatique ne soit envoyé ?
Vous pouvez tout à fait définir des conditions parmi de nombreux critères avant que le système ne réponde à l'expéditeur.
Ainsi, vous pourrez sélectionner une catégorie d'expéditeur qui eux seuls seront informés avec votre message de Répondeur Automatique.
Lorsque vous créez ou que vous éditez votre règle, vous avez une section Règles de filtre qui permettra de définir vos conditions.
Vous avez le choix parmi valident toutes les conditions suivantes et valident au moins une des conditions suivantes .
Ensuite, choisissez la ou les conditions de votre choix en définissant la valeur de votre condition.
Si vous choisissez dans les valeurs Plus d'options, vous accéderez à un mode avancé permettant aux utilisateurs avertis de faire des filtres complètement personnalisés.
Puis-je changer l'email de l'expéditeur en la remplaçant par l'un de mes alias ?
Si votre compte dispose de plusieurs alias sur la même adresse email, il vous est possible de personnaliser l'expéditeur du message en sélectionnant parmi vos alias.
Il est indispensable que l'email alias soit définie par vos soins dans la section Préférence, puis Identité de votre WebMail.
Lorsque tel est le cas, en créant ou en éditant un message d'absence, cochez la case Options avancées située dans la zone Actions du filtre afin de faire apparaitre la section Alias.
Choisissez l'email avec laquelle le programme doit répondre en cochant la case située à la gauche.
Est-il possible de ne pas aviser le même expéditeur de mon absence ?
Vous pouvez définir un nombre de jours durant lesquels le programme ne renverra pas une nouvelle fois votre message au même expéditeur.
Lorsque vous créez ou que vous éditez votre règle, vous avez une section Actions du filtre dans laquelle se situe le champ Période.
Définissez la valeur en nombre de jours durant laquelle le message ne sera pas renvoyé.