Le Collecteur d'Email vous permet de récupérer automatiquement les emails stockés dans d'autres comptes de messagerie et ainsi centraliser tous vos emails chez HIWIT.

Le collecteur est aussi couramment nommé FetchMail en anglais.

Si vous disposez par exemple d'une boîte email auprès de votre fournisseur internet, vous avez la possibilité de récupérer automatiquement les emails contenus dans cette dernière.
Ils seront alors classés dans votre Boîte de Réception ou le dossier que vous aurez désigné.

Le nombre de Collecteurs d'Email disponibles sur votre compte dépend de la capacité de stockage alloué à ce dernier.

Par défaut, votre compte dispose de 2 Collecteurs d'Email.
En passant votre quota de stockage à 5Go, vous disposerez de 5 Collecteurs d'Email.

à partir du MailAdmin, vous allez pouvoir  gérer, créer, modifier ou encore supprimer vos Collecteurs d'Email.

Authentifiez-vous sur le MailAdmin accessible à l'adresse ci-dessous :
https://mailadmin.hiwit.net



Cliquez sur Collecteur d'Email situé dans le menu gauche.

Vous êtes à présent dans la section permettant de gérer les Collecteurs d'Email associés à votre compte.

Après vous être authentifié sur le MailAdmin, dans le menu gauche, cliquez sur Collecteur d'Email.

Sur la page d'accueil de la section, vous pouvez consulter sur la ligne Utilisation du service, le nombre de collecteurs disponibles et le nombre utilisés.

Après vous être authentifié sur le MailAdmin, dans le menu gauche, cliquez sur Collecteur d'Email.

Sur la page d'accueil de la catégorie, cliquez sur le bouton Ajouter.



Le formulaire d'ajout d'un Collecteur d'Email étant complet, nous avons mis à votre disposition un assistant qui se chargera de vous pré remplir les différents champs selon le fournisseur que vous désignerez.



Vous avez également la possibilité de définir manuellement l'ensemble des paramètres pour la configuration de votre Collecteur d'Email.



Une fois les diverses informations définies dans le formulaire, cliquez sur le bouton Ajouter afin de finaliser la création du Collecteur d'Email.

Lorsque vous ajoutez un nouveau Collecteur d'Email, le champ du formulaire Dossier de classement des emails importés, est facultatif.



Vous êtes libre de le laisser vide, auquel cas, les emails importés depuis le compte concerné seront directement classés dans votre Boîte de Réception.

Pour le moment seul le classement dans un dossier Parent est possible.

Il n'est donc pas possible par exemple de classer les emails collectés dans un sous-répertoire du dossier Boîte de Réception.

Le dossier de classement doit être obligatoirement au même niveau que le dossier Boîte de Réception.

En laissant le champ Dossier de classement des emails importés du formulaire vide, les règles définies sur votre compte de messagerie via RoundCube, OpenXchange ou tout autre client Sieve seront appliquées.

Cela vous permet ainsi de classer automatiquement les emails en provenance de vos comptes externes, tels que s'ils arrivaient directement sur votre adresse de messagerie.

Après vous être authentifié sur le MailAdmin, dans le menu gauche, cliquez sur Collecteur d'Email.

Sur la page d'accueil de la catégorie, cliquez sur le bouton Gestion.



Vous retrouvez dans le tableau l'ensemble des Collecteurs d'Email déjà créés sur votre compte.

Le compte postmaster bien qu'il soit administrateur du domaine ne peut que gérer ses Collecteurs d'Email et n'a pas le droit de regard sur les collecteurs créés par les autres utilisateurs du domaine.

Il n'est donc pas possible de gérer ni de savoir quel utilisateur utilise le service de Collecteur d'Email.

Vous pouvez à tout moment consulter et modifier les informations d'accès utilisées par le Collecteur d'Email afin de s'authentifier sur le serveur en vue de relever vos emails.

Après vous être authentifié sur le MailAdmin, dans le menu gauche, cliquez sur Collecteur d'Email.

Sur la page d'accueil de la catégorie, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, sur la droite du collecteur concerné, cliquez sur l'icône Informations d'accès au compte.

Vous allez pouvoir consulter et modifier les informations actuellement utilisées par le collecteur pour s'authentifier sur le serveur de votre prestataire.



Pour conserver vos changements, cliquez sur le bouton Modifier.

Lorsque vous ajoutez ou éditez un Collecteur d'Email, notre système effectue un contrôle d'accès immédiatement sur le serveur afin de valider les données d'identification.

Si le contrôle échoue, une alerte s'affiche et le Collecteur d'Email n'est pas ajouté (si vous tentiez d'ajouter un nouveau collecteur).
Dans le cas où vous éditiez un Collecteur d'Email déjà existant, les modifications appliquées ne seront pas prises en compte si l'erreur d'authentification s'affiche.



Vous devez contrôler les informations d'accès renseignée dans la configuration (nom d'utilisateur, mot de passe, adresse du serveur, port, ...).

Assurez-vous également que votre prestataire autorise la connexion en POP ou IMAP avec votre nom d'utilisateur.
Certains fournisseurs tels que Gmail requiert l'activation de cet accès avant de pouvoir vous authentifier sur l'un de ces protocoles.

Quand vous créez un Collecteur d'Email, vous avez la possibilité sur la ligne, Récupérer l'intégralité des messages, de définir quels messages seront récupérés par le Collecteur d'Email.



En positionnant le bouton sur ON, l'ensemble des messages présents sur le compte distant seront automatiquement récupérés.
qu'ils soient nouveaux ou déjà lus le Collecteur d'Email rapatriera ces dernier dans votre Compte de Messagerie.

En revanche, si vous positionnez le bouton sur OFF, seuls les nouveaux messages, comprenez les messages non lus, seront récupérés par le Collecteur d'Email.
Ainsi, si vous lisez le mail déjà sur le serveur de votre prestataire, le Collecteur d'Email ne rapatriera pas ce dernier dans votre Compte de Messagerie.

Si vous désirez modifier le choix initial quant aux types de messages à récupérés sur le serveur de votre prestataire, vous pouvez le faire à tout moment à partir du MailAdmin.

Après vous être authentifié sur le MailAdmin, dans le menu gauche, cliquez sur Collecteur d'Email.

Sur la page d'accueil de la catégorie, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, sur la droite du collecteur concerné, cliquez sur l'icône Options de rétention des emails.

Vous allez pouvoir modifier le comportement de récupération des emails du Collecteur d'Email.



Cliquez sur le bouton Modifier afin de sauvegarder vos changements.

Pour des raisons de comptabilités avec l'ensemble des serveurs de messagerie, lorsque vous sélectionnez Récupérer l'intégralité des messages, nous supprimons automatiquement les emails sur le serveur de votre prestataire après la relève.

Le choix Supprimer les messages après la relève est ainsi automatiquement positionné sur ON et il est grisé.



Si vous désactivez l'option Récupérer l'intégralité des messages, il vous sera alors possible de décider si une copie du message téléchargé doit être laissée sur le serveur ou non.

Nous vous recommandons fortement de maintenir activée l'option Récupérer l'intégralité des messages  afin de récupérer tous les messages indifféremment de leurs statuts (lus / non lus).

Après vous être authentifié sur le MailAdmin, dans le menu gauche, cliquez sur Collecteur d'Email.

Sur la page d'accueil de la catégorie, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, sur la droite du collecteur concerné, cliquez sur l'icône Options de rétention des emails.

Vous allez pouvoir modifier le comportement de récupération des emails du Collecteur d'Email.



Cliquez sur le bouton Modifier afin de sauvegarder vos changements.

Le choix, Supprimer les messages après la relève, est automatique actif et grisé si vous avez choisis de Récupérer l'intégralité des messages.

Nous vous recommandons fortement de maintenir activée l'option Récupérer l'intégralité des messages  afin de récupérer tous les messages indifféremment de leurs statuts (lus / non lus).

à tout moment, il vous est possible de modifier le dossier de classement des emails récupérés par le Collecteur d'Email.

Après vous être authentifié sur le MailAdmin, dans le menu gauche, cliquez sur Collecteur d'Email.

Sur la page d'accueil de la catégorie, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, sur la droite du collecteur concerné, cliquez sur l'icône Classement des emails récupérés.

Dans le formulaire, vous allez pouvoir consulter ou modifier le dossier de classement des messages collectés.



Cliquez sur le bouton Modifier afin de sauvegarder vos changements.

Ce champ étant facultatif, si vous le laissez vide, les messages collectés seront automatiquement classés dans votre Boîte de Réception.

Lorsque vous défissiez dans le champ Dossier de classement des emails importés un répertoire et que ce dernier n'existe pas, les messages sont automatiquement délivrés dans votre Boîte de Réception.

Le Collecteur d'Email ne crée pas automatiquement les dossiers afin d'éviter d'encombrer votre Compte de Messagerie de dossier inutiles.
Cela évite ainsi de créer des dossiers suite à une erreur de frappe par exemple dans le nom du répertoire de classement.

Vous pouvez tout à fait désactiver un Collecteur d'Email afin de le réactiver ultérieurement.

Après vous être authentifié sur le MailAdmin, dans le menu gauche, cliquez sur Collecteur d'Email.

Sur la page d'accueil de la catégorie, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, sur la droite du collecteur concerné, cliquez sur l'icône Activation / Désactivation du collecteur.

Vous allez pouvoir activer ou désactiver le Collecteur d'Email.



Cliquez sur le bouton Modifier afin de sauvegarder vos changements.

En consultant l'ensemble des Collecteur d'Email créés sur votre compte, en bout de ligne pour chaque Collecteur d'Email vous avez une icône nommée Activation / Désactivation du collecteur.

Cette dernière peut avoir 2 statuts en fonction de l'état du Collecteur d' Email.


l'affichage ci-dessus indique que le Collecteur d'Email est bien actif.


l'affichage ci-dessus en revanche indique que le Collecteur d'Email est inactif.

Après vous être authentifié sur le MailAdmin, dans le menu gauche, cliquez sur Collecteur d'Email.

Sur la page d'accueil de la catégorie, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, sur la droite du collecteur concerné, cliquez sur l'icône Supprimer un collecteur.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous invitant à cliquer sur le bouton Supprimer afin de confirmer la destruction du Collecteur d'Email.

Le Collecteur d'Email effectue toutes les heures une relève des comptes distants que vous avez configurés afin de rapatrier les nouveaux messages qui seraient présents sur ces derniers.

Vous ne pouvez pas initier manuellement une relève, le Collecteur d'Email étant indépendant, il passe de façon autonome toutes les heures faire ses relèves de messages.

Lorsque notre système de relève rencontre une erreur pour récupérer les messages sur le serveur distant, il vous avise par email et désactive temporairement la relève des emails.

Vous devrez alors revalider vos données d'accès afin de réactiver le Collecteur d'Email.

Si la validation de vos données d'accès échoue, nous vous recommandons de contrôler avec votre prestataire vos données d'accès à son infrastructure.