Le Compte de Messagerie Xchange est de tous points identique au compte de messagerie Microsoft Exchange.
Il vous permet de synchroniser vos emails, vos contacts, vos calendriers, vos tâches, vos fichiers ... En plus, il vous facilite le travail collaboratif en permettant de partager avec une facilité déconcertante des calendriers, des évènements, des tâches, des contacts, ...

Nous avons fait le choix d'utiliser la solution OpenXchange afin de vous proposer un service intégralement compatible avec notre architecture de messagerie sous Linux.

Vous pouvez synchroniser vos données avec Microsoft Outlook, tout équipement mobile gérant le protocole Exchange (iPhone, Android, Windows Phone, Nokia, Black Berry,...).

En cliquant sur l'onglet GroupWare du menu principal, vous pourrez consulter une présentation complète du produit.

Vous pouvez gérer vos différents comptes Xchange à partir de l'interface MailAdmin qui est disponible sur l'adresse ci-dessous :

https://mailadmin.hiwit.net

Une fois authentifié, cliquez sur Messagerie Xchange dans le menu gauche.

Vous accédez alors à la page d'accueil de la section Messagie Xchange.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Sur la page d'accueil, vous trouverez le nombre de comptes Xchange disponibles ainsi que le nombre de comptes Xchange créés sur la ligne Utilisation du service.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Sur la page d'accueil, dans la ligne Espace de stockage en ligne, vous trouverez l'utilisation ainsi que la disponibilité de votre espace de stockage en ligne pour les dossiers publics et privés de votre domaine Xchange.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Créer un nouveau compte de messagerie Xchange, cliquez sur le bouton Ajouter.

Sélectionnez dans le formulaire, l'Adresse de messagerie Xchange que vous désirez activer, puis sélectionnez les Interfaces Xchange qui lui seront ouvertes.
Vous avez plusieurs combinaisons possibles selon votre offre qui sont, Webmail Uniquement, Webmail ainsi que la connexion via Microsoft Outlook, enfin, vous pouvez attribuer les droits d'accès via le Webmail, Microsoft Outlook ainsi que depuis tout terminal mobile via le protocole Exchange.

Définissez ensuite les différents droits associés au compte et finalisez la création du compte Xchange en cliquant sur le bouton Ajouter.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, vous retrouvez l'ensemble des comptes Xchange créés sur votre domaine.

à tout moment, il vous est possible de modifier les protocoles d'accès alloués à un compte Xchange (Webmail, Webmail + Outlook, Webmail + Outlook + Mobile).

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, cliquez sur l'icône Protocoles Xchange autorisés.

Le formulaire vous permet de choisir les nouvelles autorisations d'accès ouvertes au compte concerné.

Confirmez la modification des protocoles autorisés en cliquant sur le bouton Modifier.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, vous pouvez voir l'icône Protocoles Xchange autorisés.
Cette dernière a 3 couleurs différentes en fonction des droits Xchange ouverts sur le compte.

Cette couleur indique que seul la connexion au Webmail est permise.
Cette couleur indique que la connexion au Webmail ainsi que via Outlook est permise.
Cette couleur indique que tous les moyens de connexions sont permis (Webmail, Outlook et Mobiles).

Lorsque vous effectuez une action sur un compte Xchange, celle-ci n'est pas exécutée en temps réel.

Une tâche est créée dans notre système et un robot passe à intervalle régulier afin de traiter les tâches.
Une fois la tâche traitée, le message disparait et vous pouvez ainsi éditer à nouveau le compte Xchange.

Ainsi, l'avertissement que vous pouvez voir en exemple ci-dessous est normal tant que la tâche n'est pas close par le robot.

Afin de vous permettre rapidement de consulter l'état de vos comptes Xchange, vous avez en marge de ces derniers un point lumineux qui permet en un clin d'oeil de voir le statut du compte Xchange.

  Cette couleur indique que le compte est actif et disponible.

  Cette couleur indique qu'une mise à jour du compte est en cours.

  Cette couleur indique que le compte est actuellement désactivé.

l'accès aux dossiers privés ou publics permet à votre utilisateur de disposer d'un espace en ligne afin d'y stocker des éléments tels que des PDF, des fichiers Excel, Powerpoint, ...
Ce droit va également lui permettre de consulter les dossiers publics du domaine et le contenu de ces derniers.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, vous pouvez voir l'icône Droits autorisés sur le compte.

Après avoir cliqué sur cette dernière, vous allez pouvoir sur la ligne Accès aux dossiers privés & publics, définir si vous autorisez ou non ce droit à votre utilisateur.

Cliquez sur le bouton Modifier afin de confirmer la modification.

l'accès aux applicatifs sociaux permettra à votre utilisateur de consulter les fils d'informations de Twitter, Facebook, MSN, Xing, ... de ses amis et ses contacts présents dans son profil sur le réseau social.
Il permet en plus de la consultation de publier directement sur le réseau social son statut ou encore importer les contacts dans son annuaire Xchange.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, vous pouvez voir l'icône Droits autorisés sur le compte.

Après avoir cliqué sur cette dernière, vous allez pouvoir sur la ligne Accès aux applicatifs sociaux, définir si vous autorisez ou non ce droit à votre utilisateur.

Cliquez sur le bouton Modifier afin de confirmer la modification.

En activant le Droit de partages collaboratifs sur un compte Xchange, vous permettez à votre utilisateur de créer des tâches, des rendez-vous, ... qu'il pourra assigner à l'un des autres utilisateurs Xchange sur le domaine.
Ce droit est nécessaire afin de permettre à l'utilisateur de déléguer des évènements.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, vous pouvez voir l'icône Droits autorisés sur le compte.

Après avoir cliqué sur cette dernière, vous allez pouvoir sur la ligne Droits de partages collaboratifs, définir si vous autorisez ou non ce droit à votre utilisateur.

Cliquez sur le bouton Modifier afin de confirmer la modification.

Via le Webmail, votre utilisateur a la possibilité de lire des flux RSS, le Webmail sera alors utilisé tel un agrégateur de contenu afin de lire directement les flux d'informations RSS définis par l'utilisateur.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, vous pouvez voir l'icône Droits autorisés sur le compte.

Après avoir cliqué sur cette dernière, vous allez pouvoir sur la ligne Agrégateur de contenu (RSS), définir si vous autorisez ou non ce droit à votre utilisateur.

Cliquez sur le bouton Modifier afin de confirmer la modification.

Par défaut, seule l'adresse principale du compte peut envoyer des emails (from), elle sera donc affichée chez votre destinataire lorsque vous allez lui envoyer un message.

Il vous est cependant, possible d'ajouter d'autres adresses emails en tant qu'expéditeur lorsque vous envoyez un email.
Au préalable il vous faudra déclarer ces dernières via le MailAdmin pour le compte concerné.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, vous pouvez voir l'icône Gestion des alias d'expédition.

Après avoir cliqué sur cette dernière, vous pourrez sur le formulaire, définir d'autres adresses expéditrices qui seront disponibles à partir du Webmail lorsque votre utilisateur rédigera un email.

Confirmez la création de l'alias d'expédition en cliquant sur le bouton Ajouter.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, vous pouvez voir l'icône Gestion des alias d'expédition.

Après avoir cliqué sur cette dernière, vous pourrez sur le formulaire, sélectionner l'alias d'expédition à supprimer.

Confirmez la suppression de l'alias d'expédition en cliquant sur le bouton Supprimer.

Vous pouvez choisir de collecter automatiquement les emails et informations des contacts qui vous écrivent ou vers lesquels vous envoyez des emails.

Ce populage automatique de contacts peut se trouver très rapidement gênant lorsque vous êtes abonné à des listes de diffusion par exemple.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, vous pouvez voir l'icône Populer les contacts.

Après avoir cliqué sur cette dernière, vous pourrez sur le formulaire, activer ou désactiver cette fonctionnalité sur le compte Xchange.

Cliquez sur le bouton Modifier afin de valider le changement.

Indépendamment du fait de rentrer dans le sous menu Populer les contacts pour chaque compte de messagerie, vous avez la possibilité grâce à l'icône qui représente le droit, de visualiser l'état de ce dernier.

Cette icône indique que la collecte automatique des emails est désactivée.

Cette icône indique que la collecte automatique des emails est activée.

Pour diverses raisons, vous pouvez être amené à suspendre temporairement l'accès Xchange à l'un de vos utilisateurs.

La suspension permet à l'utilisateur de ne pas perdre ses données (contacts, tâches, calendrier, ...) et de les récupérer automatiquement lorsque son compte sera à nouveau actif.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, vous pouvez voir l'icône Etat du compte Xchange.

Après avoir cliqué sur cette dernière, vous pourrez sur le formulaire, activer ou désactiver le compte Xchange.

Cliquez sur le bouton Modifier afin de valider le changement.

En consultant le tableau de la liste des comptes Xchange, vous pouvez via l'icône Etat du compte Xchange, savoir si le compte est actif ou inactif.

Le compte Xchange est actif.

Le compte Xchange est inactif.

En supprimant le compte Xchange, vous supprimez l'intégralité des données du compte Xchange.
Ces données sont les contacts, les rendez-vous, les tâches, les fichiers privés et partagés.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Utilisation du service, cliquez sur le bouton Gestion.

Dans le tableau, à la droite du compte Xchange, vous pouvez voir l'icône Supprimer un compte Xchange.

Une fenêtre de confirmation vous invitera à réitérer votre demande afin de détruire le compte Xchange.

Après avoir cliqué sur Supprimer, le compte sera détruit de notre système.

Le Groupe Xchange vous permet de gérer de façon plus efficace et plus simple la distribution des droits d'accès auprès de vos utilisateurs.

Lorsque vous désirez déléguer un droit d'accès ou de partage, vous pouvez déléguer le droit à un utilisateur ou à un groupe.
En déléguant le droit à un groupe, les utilisateurs qui y seront ajoutés, hériteront automatiquement des droits attribués au groupe.

Il est donc fortement recommandé de fonctionner avec des groupes pour les droits afin de vous faciliter la gestion des accès.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Créer un nouveau groupe collaboratif Xchange, cliquez sur le bouton Ajouter.

Dans le formulaire, définissez le Nom du groupe Xchange que vous désirez créer sur votre domaine.
Ce nom sera affiché dans le Webmail lorsque vous désirerez y ajouter des utilisateurs ou distribuer des droits à ce dernier.

Finalisez la création du groupe collaboratif Xchange en cliquant sur le bouton Ajouter.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans le menu Accès rapide, situé en haut à droite, sélectionnez Groupes Xchange.

Vous pouvez consulter dans le tableau l'ensemble des Groupes Xchange créés sur votre domaine.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans le menu Accès rapide, situé en haut à droite, sélectionnez Groupes Xchange.

A la droite du Groupe Xchange, cliquez sur l'icône Nom du groupe Xchange.

Sur le formulaire, vous allez pouvoir définir le nouveau nom que vous désirez donner au Groupe Xchange.

Une fois le nouveau nom définis, cliquez sur le bouton Modifier afin de valider le changement.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans le menu Accès rapide, situé en haut à droite, sélectionnez Groupes Xchange.

A la droite du Groupe Xchange, cliquez sur l'icône Gestion des membres.

l'ensemble de vos comptes Xchange s'affichent dans le formulaire.
Vous pouvez ajouter des comptes Xchange dans ce groupe en positionnant le curseur sur ON, à l'inverse, vous pouvez retirer un compte Xchange du groupe en positionnant le curseur sur OFF.

Une fois les changements effectués, cliquez sur le bouton Modifier afin de valider les modifications.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans le menu Accès rapide, situé en haut à droite, sélectionnez Groupes Xchange.

A la droite du Groupe Xchange, cliquez sur l'icône Supprimer un groupe collaboratif Xchange.

Dans la fenêtre de confirmation, vous serez invité à réitérer la demande de destruction du groupe en cliquant sur le bouton Supprimer.

La Logithèque vous permet de télécharger les différents outils pour utiliser au mieux votre Messagerie Xchange.

Vous y trouverez les logiciels pour utiliser Xchange avec Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, ...

Les applications pour restaurer vos messages, vos contacts, vos rendez-vous ou encore vos tâches sont également disponibles dans la logithèque.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Accédez aux logiciels de gestion Xchange, cliquez sur le bouton Télécharger.

Sur la page de la logithèque, vous pouvez trouver les différents programmes et outils afin d'utiliser au mieux votre Messagerie Xchange.

Une fois authentifié sur le MailAdmin, cliquez dans le menu gauche sur Messagerie Xchange.

Dans la section, Accédez aux logiciels de gestion Xchange, cliquez sur le bouton Télécharger.

Sur la droite du programme que vous souhaitez récupérer, cliquez sur l'icône Téléchargement.

Dans la fenêtre (popup) cliquez sur la version de votre OS (32 ou 64 Bits) afin de récupérer le programme.